Beschreibe einen normalen Tag
Beginne mit einem typischen Tag und gehe ihn chronologisch durch. Was passiert vor dem ersten Gast? Wie kommen Menschen zu deinem Angebot, wie werden sie betreut und was ist nach dem letzten Besuch zu erledigen? Plane Vorbereitung, Übergaben, Reinigung und Verwaltung ausdrücklich mit ein.
Ein Gruppenformat umfasst beispielsweise mehr als die angekündigte Stunde: Anmeldungen bearbeiten, Material bereitstellen, Teilnehmende begrüßen, durchführen und anschließend aufräumen. Diese Schritte bestimmen den tatsächlichen Aufwand und helfen, einen realistischen Zeitplan zu entwickeln.
Aufgaben und Personen zusammenbringen
Schreibe neben jede Aufgabe, wer sie übernimmt und welche Erfahrung oder Einweisung nötig wäre. Wenn dieselbe Person mehrere Aufgaben erledigen soll, prüfe, ob sie zeitlich zusammenpassen.
- Wer öffnet, bereitet vor und prüft die Einsatzbereitschaft?
- Wer kümmert sich während des Angebots um Rückfragen und Zahlungen?
- Wer bestellt Material und koordiniert Lieferungen?
- Wer übernimmt Reinigung und Abschluss?
- Welche Vertretung ist bei Krankheit oder kurzfristigen Ausfällen denkbar?
Trenne deine persönliche Rolle vom gesamten Personalbedarf. Dass du etwas grundsätzlich selbst übernehmen kannst, bedeutet noch nicht, dass es gleichzeitig mit allen anderen Aufgaben möglich ist.
Drei Situationen statt nur eines Idealtags
Betrachte einen ruhigen, einen normalen und einen stärker nachgefragten Tag. Welche Abläufe bleiben gleich? Wo entstehen Wartezeiten? Welche Kapazität kannst du mit dem vorgesehenen Team tatsächlich betreuen?
Ein Beispiel: Bei wenigen Bestellungen übernimmt eine Person vielleicht Vorbereitung und Ausgabe. Bei mehreren gleichzeitigen Bestellungen kann genau diese Kombination zum Engpass werden. Halte fest, wie du reagieren würdest: mit angepasstem Sortiment, Terminabständen oder zusätzlicher Besetzung. Die Beispiele sind Planungsvarianten und keine Personalvorgaben.
Die Grenzen der Zusammenarbeit klären
Für einen gemeinsamen Standort müssen Schnittstellen verständlich sein. Welche Bereiche nutzt du allein? Welche Abstimmungen wären zu Lieferungen, Beschilderung, Veranstaltungen oder Reinigung nötig? Wer ist bei Störungen erreichbar? Welche Fragen zu Verantwortung, Versicherung, Qualifikation und Genehmigungen müssten geprüft werden?
Fasse das Ergebnis auf wenigen Seiten zusammen: Angebot, Beispielwoche, Aufgabenverteilung, Ausstattung, Ausfallszenario und offene Punkte. Verknüpfe es mit deinem Flächenbedarf und deiner Kostenplanung. Für die erste Anfrage genügt daraus eine kurze, verständliche Zusammenfassung.