Mit einem gemeinsamen Anlass beginnen
Formuliere, weshalb Menschen an der Aktion teilnehmen würden. Ein Beispiel wäre ein kleines Bewegungsformat mit anschließendem, vorab abgestimmtem gastronomischem Angebot. Ein anderes wäre ein moderierter Austausch zu automobilen Interessen. Beides sind denkbare Formate und keine bestätigten Veranstaltungen bei the Center.
Jeder beteiligte Partner sollte erklären können, welchen eigenen Beitrag er leistet und welchen Nutzen er erwartet. Prüfe auch, ob die Zielgruppen und Zeitabläufe zueinander passen. Gemeinsame Sichtbarkeit allein beantwortet diese Fragen noch nicht.
Ein kurzer Aktionssteckbrief reicht zum Start
- Anlass: Was passiert und für wen ist es gedacht?
- Umfang: Welche Leistungen gehören dazu und welche ausdrücklich nicht?
- Ablauf: Wann finden Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung statt?
- Organisation: Wer koordiniert, wer betreut und wer entscheidet bei Änderungen?
- Teilnahme: Wie werden Anmeldung, Rückfragen und mögliche Absagen organisiert?
- Aufwand: Wer trägt welche Kosten und wie würde eine Abrechnung erfolgen?
Benutzt eine gemeinsame Version des Steckbriefs. So bemerken Beteiligte früh, wenn sie unter demselben Begriff unterschiedliche Leistungen verstehen.
Kommunikation vor Veröffentlichung abstimmen
Legt fest, welche Namen, Bilder und Aussagen verwendet werden dürfen und wer den Entwurf prüft. Welche Rolle hat jeder Partner? Welche Informationen brauchen Interessierte wirklich? Wie werden Änderungen an bereits angekündigten Inhalten weitergegeben?
Welche Fragen zu Bildrechten, Datenverarbeitung, Teilnahmebedingungen, Versicherung oder notwendigen Genehmigungen müssten fachlich geklärt werden? Entscheidend ist der konkrete Ablauf der Aktion. Eine Kooperation umfasst solche Punkte nicht automatisch.
Eine zentrale organisatorische Ansprechperson hilft bei der Abstimmung. Das bedeutet nicht, dass sie alle Leistungen oder rechtlichen Verantwortlichkeiten der anderen Beteiligten übernimmt.
Begrenzt testen und gemeinsam auswerten
Wähle für eine erste Zusammenarbeit einen Umfang, den alle Beteiligten zuverlässig abdecken können. Vereinbare vorher wenige Beobachtungspunkte: Erreichen wir die gewünschte Zielgruppe? Sind Leistungen verständlich? Funktionieren Übergänge und Zeitplan? Wie beurteilen Teilnehmende und Team den Ablauf?
Haltet nach der Aktion fest, was funktioniert hat, was zusätzlichen Aufwand verursacht hat und was bei einer Wiederholung geändert werden müsste. Eine Fortsetzung ist eine eigene Entscheidung. Für ein umfangreicheres Format bietet die Seite Eventkonzept vorstellen weitere Fragen. Deinen eigenen Beitrag kannst du mit dem Leitfaden Konzept vorstellen auf den Punkt bringen.